會計操作手冊
會計的日常工作:款項入帳 → 訂單沖銷 → 月結前準備(清負餘額 + 跑 B01)。 月結執行由主管做(見 主管操作手冊),會計只負責前置。
工作概覽
| # | 工作 | 重要性 | 何時做 | 入口 | 結果 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 款項入帳 | ★★★ | 每天 / 收到匯款後 | 金流管理 → 入帳憑證(手動) 批次任務 → A03 收款交易匯入(批次) | 銀行入帳 → 入帳憑證建立 |
| 2 | 訂單沖銷 | ★★ | 把錢分配給待付款訂單 | 金流管理 → 入帳憑證 → 沖銷對話框(入帳時就沖) 金流管理 → 訂單沖銷(搜訂單沖銷) | 錢包 / 入帳款扣到訂單、訂單變已付款 |
| 3 | 訂單退貨 | ★★ | 已關帳訂單爭議 | 訂單詳情 → 發起退款申請 | 進待審核、主管核准才會退錢 |
| 4 | 錢包異動 | ★★ | 錯帳補救 / 跨期校正 / 處理負餘額 | 金流管理 → 錢包總覽 / 錢包交易 / 入帳憑證 | 錢包餘額調整、可能補建呆帳 |
| 5 | 跑月結報表(B01) | ★★ | 月結前後 | 批次任務 → B01 統計月結報表 | 產出報表給主管看 |
📍 月結:主管執行,會計負責前置(工作 4「處理負餘額」必做、工作 5「跑 B01」讓主管看數字)。
款項入帳
把銀行收到的匯款建成「入帳憑證」進系統。會計每天的主力工作。 兩個入口、結果一樣(都建入帳憑證),差別只在單筆 vs 批次。
入口 A — 手動單筆
- 進「金流管理 → 入帳憑證」
- 看「未入帳」清單
- 比對銀行帳戶(網銀 / 對帳單)
- 對應訂單已提交已匯款回覆(帳尾五碼)→ 點「沖銷」
- 系統列出符合帳尾的訂單,勾選 + 分配金額
- 確認 → 訂單變「已付款」、剩餘留錢包
入口 B — 批次匯入(A03)
- 從銀行下載 Excel(中文欄名也可)
- 進「批次任務」,選 A03 收款交易匯入
- 上傳檔案 → 提交
- 任務完成後下載結果檔,看每一列「處理結果」欄
- 已建立 / 已存在跳過 / 略過(無法解析)
- 略過的檢查原因(通常是末五碼抓不到),手動補建(回入口 A)
💡 同銀行交易序號不會重複建(冪等),可重跑。 💡 系統嚴格判斷:抓不到末五碼會跳過,不會猜。
異常狀況
找不到對應訂單
- 點該筆「指定會員」:錢直接入指定會員錢包,不綁訂單
- 之後家長下單可走「訂單沖銷」從錢包扣
訂單沖銷
把錢分配給待付款訂單,讓訂單從「待付款」變「已付款」。
基本知識
三個角色:
| 角色 | 定義 | 由誰建 |
|---|---|---|
| 入帳憑證 | 銀行帳戶的一筆存入記錄 | 會計手動 / A03 匯入 |
| 錢包 | 家長在公司的儲值帳戶,一個家長一個 | 系統在會員建立時自動建 |
| 訂單 | 家長報名的一筆消費 | 行政 / 家長從前台報名 |
錢的流向:
銀行入帳
↓
入帳憑證
│
├─→ 入口 1:入帳時直接沖銷訂單 ──┬─→ 訂單變「已付款」
│ └─→ 多餘的入家長錢包
│
└─→ 純入錢包 ──→ 家長錢包
↓
入口 2:訂單沖銷頁
↓
從錢包扣款 → 訂單變「已付款」
兩個入口
| 入口 | 場景 | 在哪做 |
|---|---|---|
| 入口 1:入帳時就沖銷 | 銀行剛入帳、家長帳尾對得到訂單 → 一步搞定 | 款項入帳 → 入帳憑證的「沖銷」對話框 |
| 入口 2:搜訂單沖銷 | 錢已在錢包(多匯 / 退款 / 校正後留下的)→ 後續才分配給新訂單 | 金流管理 → 訂單沖銷頁(這節) |
💡 同一張訂單可能兩條路同時走 — 部分新匯款(入口 1)+ 部分吃錢包餘額(入口 2)湊滿。
步驟(入口 2:搜訂單沖銷)
- 進「金流管理 → 訂單沖銷」
- 搜會員 / 訂單編號 → 看出待付款訂單清單
- 勾要沖銷的訂單,系統算分配金額(從家長錢包餘額扣)
- 確認 → 錢包扣款、訂單變「已付款」(或部分付款仍「待付款」)
訂單退貨
已關帳訂單爭議,例:家長中途要退、上課品質問題退費。 任何後台員工都能發起,但核准是主管。會計通常代行政 / 客服建單,或自己發現爭議建單。
標準流程
- 進訂單詳情(已關帳訂單會看到「發起退款申請」按鈕)
- 填:退款金額(可全退 / 部分退)+ 原因(必填)
- 提交 → 進「待審核」狀態
- 主管核准 → 退到家長錢包;駁回 → 通知重新評估
注意
- 退款核准後錢進家長錢包(不是直接出金)— 家長要拿錢需另走「提領」流程
- 跨月核准:1 月建單、2 月核准 → 算 2 月損益(實際出金月)
錢包異動
錢包出狀況的補救工具,偶爾用。「處理負餘額」是月結前必做。
撤銷錯帳
A 類:撤銷已沖銷的入帳(發現入帳是退票 / 對錯訂單)
前置:該筆入帳憑證狀態為「已入帳」
- 進「入帳憑證」→ 找到該筆,點「撤銷」
- 填原因(「客戶退票」/「對到錯訂單」)→ 確認
結果:
- 入帳一筆負金額(沖掉原本的存入)
- 訂單不動(已付款狀態保留 — 客戶仍有履約權)
- 錢包可能變負(走下面「處理負餘額」)
B 類:撤銷單筆訂單扣款(只本月可做)
前置:該筆扣款的所屬月還沒月結 / 該訂單本月還沒被認列服務
- 進「金流管理 → 錢包交易」→ 找到「訂單扣款」筆
- 點「撤銷」→ 確認
結果:
- 該筆刪除、訂單已付款金額扣回(若原本「已付款」、退回「待付款」)
- 錢包餘額重算
過月的:不能用 B,走「訂單退貨」
跨期錢包校正
前置:過去某月會計記錯,當下發現,需要校正
- 進「金流管理 → 錢包總覽」→ 找該客戶錢包
- 點「處理」→ 切到「校正餘額」分頁
- 填校正金額(正值=入帳補登,負值=扣回)+ 原因(「補登 2025-01 漏記」)
- 確認
結果:一筆校正交易進錢包、落在「目前未關帳」的月份(舊月已關不能寫)
處理負餘額(月結前必做)
月結會擋未處理的負餘額錢包,月結前必清完(否則主管月結會被擋)。
- 進「金流管理 → 錢包總覽」
- 狀態下拉選「待處理」(本月負餘額未審視的)
- 對每筆點「處理」,選 分頁:
狀況 A:家長承諾會補匯 → 「掛帳待補」分頁
- 填說明(「家長承諾 5/15 補款」)
- 本月暫時放過、下月重新出現要再處理
狀況 B:確定收不回(失聯 / 客訴談妥不退)→ 「認列損失」分頁
- 填損失原因
- 系統自動建一筆呆帳補平錢包,月結時這筆變公司費用
清單一直清不完:檢查是不是有撤銷入帳沒追,持續找家長
跑月結報表(B01)
月結報表頁的數字是快照,需要先跑 B01 才有數字。主管月結前後都會看,你負責跑出來。
步驟
- 進「批次任務」,選 B01 統計月結報表
- 選月份 → 提交
- 任務完成後通知主管去「財務管理 → 月結報表」看數字
何時要重跑
- 月結前 — 主管預估本月損益、看會不會超過預算
- 月結後 — 主管確認最終數字
- 跨期校正後 — 重跑該月 + 受影響月份
報表頁顯示「尚未統計」= 還沒跑 B01。