TOP 巔峰籃球 ERP — 使用者文件
給 TOP 巔峰籃球訓練營行政團隊與家長使用的操作手冊。
兩個介面
| 介面 | 給誰用 | 用途 |
|---|---|---|
| TOP 後台 | 行政 / 會計 / 主管 / 超管 | 訂單管理、金流、月結、員工管理、官網內容維護 |
| TOP 前台 | 家長 / 公開訪客 | 註冊、瀏覽方案、報名、繳費、看訂單;教練介紹、課程資訊、最新通知 |
後台四種角色
| 角色 | 負責 |
|---|---|
| 行政 | 接訂單、處理訂單、改單、取消訂單、發起退款申請 |
| 會計 | 入帳、訂單沖銷、處理錯帳、處理負餘額錢包、跑月結報表 |
| 主管 | 核准 / 駁回退款申請、執行月結、月結報表稽核 |
| 超管 | 員工管理、派角色、改角色選單範圍、查稽核紀錄 |
💡 一個人可同時掛多個角色(例:主管兼會計)。
對應角色的手冊
| 文件 | 給誰看 |
|---|---|
| 行政 ① 訂單客戶處理 | 接訂單、改單、取消、退款發起 — 日常工作 |
| 行政 ② 網站內容運營 | 每季更新招生資料 + 隨時維護網站(通知 / 教練 / 輪播 / 自訂頁) |
| 會計操作手冊 | 會計(入帳、訂單沖銷、處理錯帳、處理負餘額、跑月結報表) |
| 主管操作手冊 | 主管(核准退款、執行月結、月結報表稽核) |
| 家長使用手冊 | 家長(註冊、報名、繳費、看訂單、帳戶設定) |
訂單一輩子的歷程
家長報名 待處理
↓
行政接手 處理中
↓
行政確認金額完整 待付款
↓
家長匯款 + 提交已匯款回覆
↓
對帳中(會計處理中)
↓
會計沖銷入帳 已付款
↓
月底月結(主管執行) 已結案
↓
(如果中途取消) 已取消
每個狀態的意思:
| 狀態 | 意思 |
|---|---|
| 待處理 | 家長剛建立,行政還沒接 |
| 處理中 | 行政接手了,正在跟家長確認品項 / 金額 |
| 待付款 | 品項確認完畢,等家長匯款 |
| 對帳中 | 家長已提交「我已匯款回覆」,等會計沖銷(待付款的子狀態) |
| 已付款 | 會計沖銷完成,訂單成立(本月可改 / 取消) |
| 已結案 | 月結後鎖死,只能透過退款申請改動 |
| 已取消 | 中途取消(可帶部分認列消耗) |
錢包概念
每個家長有一個錢包。
入帳 → 沖銷訂單 → 錢包
(扣到訂單裡) (剩下的留著)
例子:家長匯款 NT8,000:
- 訂單 NT$8,000 沖掉 → 變已付款
- 錢包剩 NT$2,000(下次扣下單)
如果之後取消訂單:
- 沒消費的錢退回錢包
- 已認列消費的部分留作公司收入
月結
每個月最後一天(或月初幾天)主管執行月結(會計負責前置:清負餘額 + 跑 B01 報表):
- 月結前:
- 主管把待審核退款全部審完(否則擋月結)
- 會計把負餘額錢包標掛帳 / 認列損失(否則擋月結)
- 會計跑 B01 月結報表讓主管預覽
- 預覽關帳:看本月有多少筆要結、有沒有東西擋著
- 執行月結:當月「已付款」訂單推到「已結案」、自動建下月份
- 月結後:主管看月結報表 + 重點稽核(抓異常徵兆)
月結後該月帳本鎖死,不能再改。要改只能走退款申請。
報名兩種流程
依服務類型不同:
| 類型 | 流程 |
|---|---|
| 週末訓練 / 寒暑假訓練 | 兩步:Step1 選方案 → Step2 選學員 |
| 賽事 / 彈性開課 | 一步:對話框直接建單 |
家長端會自動依服務類型走對應流程。
詞彙速查
| 詞 | 意思 |
|---|---|
| 訂單 | 家長報一個方案就建一筆訂單 |
| 待處理 / 處理中 / 待付款 / 對帳中 / 已付款 / 已結案 / 已取消 | 訂單從建立到結束的歷程 |
| 對帳中 | 家長已提交「已匯款回覆」、等會計沖銷的中間狀態(待付款的子狀態) |
| 已匯款回覆 | 家長匯款後在前台提交的回報(含匯款日 + 帳尾五碼) |
| 入帳憑證 | 銀行轉帳到公司戶頭那一筆紀錄 |
| 沖銷 | 把入帳的錢分配到客戶的訂單上(訂單變已付款) |
| 錢包 | 每個家長有個帳戶,存從匯款扣到訂單剩下的錢 |
| 退款申請 | 已關帳訂單想退費要走的流程,需主管核准 |
| 月結 | 每月底主管執行,鎖定該月帳本、訂單從「已付款」變「已結案」 |
| 已關帳 | 訂單(已結案 / 已取消後關帳)被月結鎖定的狀態 — 行政動不了、只能走退款申請 |
| 重點稽核 | 主管在月結報表抓異常徵兆(高金額取消 / 取消單調整異常 / 呆帳偏高 / 退款比例異常 等) |